Kooperatiflerde Yönetim Kurulu Üyelerinin Hukuki Sorumluluk Halleri Nelerdir?

Yönetim kurulu üyeleri ile kooperatif memurları, kendi kararlarına ilişkin tutanakların, genel kurul toplantı tutanaklarının, gerekli defterlerin, ortak listelerinin düzgün olarak hazırlanıp, tutulup, saklanmasından; işletme hesabıyla yıllık bilançonun kanuni hükümlere uygun olarak hazırlanmasından ve incelenmek üzere denetim kuruluna verilmesinden sorumlu bulunmaktadır (Kooperatifler Kanunu Md. 62/2,3).    

Bununla birlikte, kooperatifin yönetimi ve temsili genel kurul veya yönetim kurulu kararıyla kısmen veya tamamen bir veya birkaç üyeye bırakılmış ise bu üyenin kendi kusurundan meydana gelen zararlardan o üye sorumlu olacaktır (TTK Md. 336/2).

Ayrıca, yeni seçilen yönetim kurulu üyeleri kendilerinden önce görev yapan yönetim kurulu üyelerinin belli olan yolsuz işlemlerini denetçilere bildirmekle mükelleftir (TTK Md.337).

Kooperatifin göreve ilk seçilen yönetim kurulu üyeleri kooperatifin kurulmasında yolsuzluk olup olmadığını incelemekle yükümlüdürler.

Bunun yanında yönetim kurulu üyeleri,
-Ortaklar tarafından yapılan ödemelerin doğru olmaması,
-Dağıtılan ve ödenen gelir gider farklarının doğru olmaması,
-Kanunen tutulması gereken defterlerin mevcut olmaması veya bunların düzensiz olarak tutulması,
-Genel kurul kararlarının sebepsiz olarak yerine getirilmemesi,
-Kanun ve ana sözleşmeyle yönetim kuruluna yüklenilen diğer görevlerin kasten veya ihmal neticesi olarak yapılmaması gibi hallerden gerek ortaklara gerekse kooperatif alacaklılarına karşı sorumludurlar (TTK Md.336).

Kooperatiflerde Yönetim Kurulu Üyelerinin Hukuki Sorumluluk Halleri Nelerdir?

Yönetim kurulu üyeleri ile kooperatif memurları, kendi kararlarına ilişkin tutanakların, genel kurul toplantı tutanaklarının, gerekli defterlerin, ortak listelerinin düzgün olarak hazırlanıp, tutulup, saklanmasından; işletme hesabıyla yıllık bilançonun kanuni hükümlere uygun olarak hazırlanmasından ve incelenmek üzere denetim kuruluna verilmesinden sorumlu bulunmaktadır (Kooperatifler Kanunu Md. 62/2,3).    

Bununla birlikte, kooperatifin yönetimi ve temsili genel kurul veya yönetim kurulu kararıyla kısmen veya tamamen bir veya birkaç üyeye bırakılmış ise bu üyenin kendi kusurundan meydana gelen zararlardan o üye sorumlu olacaktır (TTK Md. 336/2).

Ayrıca, yeni seçilen yönetim kurulu üyeleri kendilerinden önce görev yapan yönetim kurulu üyelerinin belli olan yolsuz işlemlerini denetçilere bildirmekle mükelleftir (TTK Md.337).

Kooperatifin göreve ilk seçilen yönetim kurulu üyeleri kooperatifin kurulmasında yolsuzluk olup olmadığını incelemekle yükümlüdürler.

Bunun yanında yönetim kurulu üyeleri,
-Ortaklar tarafından yapılan ödemelerin doğru olmaması,
-Dağıtılan ve ödenen gelir gider farklarının doğru olmaması,
-Kanunen tutulması gereken defterlerin mevcut olmaması veya bunların düzensiz olarak tutulması,
-Genel kurul kararlarının sebepsiz olarak yerine getirilmemesi,
-Kanun ve ana sözleşmeyle yönetim kuruluna yüklenilen diğer görevlerin kasten veya ihmal neticesi olarak yapılmaması gibi hallerden gerek ortaklara gerekse kooperatif alacaklılarına karşı sorumludurlar (TTK Md.336).

Kooperatiflerde muhasebe defterlerinin kaybolması (zayi) halinde yönetim kurulunca yapılması gereken işlemler nelerdir?

Saklanması zorunlu olan defter ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi kooperatifin elinde olmayan bir afet sebebiyle ve yasal saklama süresi içinde ziya uğrarsa kooperatif yöneticileri bu durumu öğrendikleri tarihten itibaren onbeş gün içinde kooperatif merkezinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeye (Ticaret Mahkemesinin bulunduğu yerlerde Ticaret Mahkemesi, yoksa Asliye Hukuk Mahkemesine) başvurarak bu hususta kooperatife bir belge verilmesini ister.Böyle bir belge almamış yöneticiler kooperatif defterlerini ibrazdan kaçınmış sayılacaktır (TTK Md.68).

Kooperatiflerde muhasebe defterlerinin kaybolması (zayi) halinde yönetim kurulunca yapılması gereken işlemler nelerdir?

Saklanması zorunlu olan defter ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi kooperatifin elinde olmayan bir afet sebebiyle ve yasal saklama süresi içinde ziya uğrarsa kooperatif yöneticileri bu durumu öğrendikleri tarihten itibaren onbeş gün içinde kooperatif merkezinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeye (Ticaret Mahkemesinin bulunduğu yerlerde Ticaret Mahkemesi, yoksa Asliye Hukuk Mahkemesine) başvurarak bu hususta kooperatife bir belge verilmesini ister.Böyle bir belge almamış yöneticiler kooperatif defterlerini ibrazdan kaçınmış sayılacaktır (TTK Md.68).

Kooperatifte tutulan defterler kaç yıl süre ile muhafaza edilir?

Kooperatiflerde tutulması zorunlu olan defterler son kayıt tarihinden itibaren;  kayıtlara esas belgeler ise belge üzerindeki tarihten itibaren on yıllık süre ile muhafaza edilmelidir (TTK Md. 68/1).
Kooperatifin dağılması halinde ise defter ve belgeler Kooperatif merkezinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkeme tarafından on yıllık süre geçinceye kadar saklanmak üzere notere tevdi edilmelidir (TTK Md. 68/3).

Kooperatifte tutulan defterler kaç yıl süre ile muhafaza edilir?

Kooperatiflerde tutulması zorunlu olan defterler son kayıt tarihinden itibaren;  kayıtlara esas belgeler ise belge üzerindeki tarihten itibaren on yıllık süre ile muhafaza edilmelidir (TTK Md. 68/1).
Kooperatifin dağılması halinde ise defter ve belgeler Kooperatif merkezinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkeme tarafından on yıllık süre geçinceye kadar saklanmak üzere notere tevdi edilmelidir (TTK Md. 68/3).

Kooperatiflerdeki belge düzeni ile tutulacak muhasebe defterlerinde kayıt düzeni nasıl olmalıdır?

Yönetim kurulu ortaklardan tahsil ettiği tüm aidatlar veya senetler için kooperatifin unvanının basılı olduğu tahsilat makbuzu düzenlemeli ve düzenlenen bu makbuzların bir örneğini ödemeyi yapan ortağa teslim etmeli, kooperatifte kalan koçanları da kayıt altına alınması amacıyla muhasebeye intikal ettirmelidir.

Sağlanan tüm mal ve hizmetler karşılığında vergi kanunlarında belirtilen fatura, serbest meslek makbuzu gibi belgeler mutlaka alınmalı, vergiye tabi olmayan kişilere yaptırılan geçici işler için kooperatif tarafından bastırılan “Gider Pusulası” kullanılmalıdır.

Kooperatifin amaçları dışında avans verilmemeli ve her türlü avansın verilme nedeni, geri alınma biçimi ve koşulları ile kapatılması gibi hususlar ile kooperatif kasasında günlük olarak bulundurulacak azami para miktarı yönetim kurulunca alınacak bir kararla tespit edilmelidir (Anasözleşme Md.74).

Vergi kanunları karşısında bilanço esasına göre defter tutmakla mükellef tüzel kişiler olmaları nedeniyle kooperatifteki  muhasebe kayıtları Tekdüzen Hesap Planına göre tutulmalı, bu kapsamda genel kurulda aidatların belirlenmesini takiben muhasebe kayıtlarında gerekli tahakkuk kayıtları, ortaklar ödemeleri gerçekleştirdikçe tahsilat kayıtları yapılmalı ve muhasebe programı da ortak ödentilerini isim bazında gösterecek şekilde kullanılmalıdır.

Muhasebe kayıtları, makine (bilgisayar) veya mürekkeple yazılmalı, ifadeler Türkçe olmalı ve sayısal değerler Türk Lirası ile temsil edilmelidir.Yevmiye defterine geçirilecek kayıtlar haklı bir sebep olmaksızın on günden fazla geciktirilmemelidir (TTK Md.66, 75 VUK Md.215).

Ayrıca, muhasebe kayıtlarında meydana gelecek yanlışlıklar üzeri çizilmek veya silinmek suretiyle iptal edilmemeli, bu tür maddeler, yapılacak yeni bir doğru kayıtla geçersiz kılınmalı, kayıt yapmaya müsait satırlar boş geçilmemeli ve atlanmamalıdır (KMY Md. 5 VUK md.216, 217, 218, 219).
Muhasebe kayıtlarına esas tüm belgeler dosyalar içinde özenle ve titizlikle muhafaza edilmeli, tüm kayıtların belgeli ve somut verilere dayandırılmasına muhakkak surette özen gösterilmelidir.

Kooperatiflerdeki belge düzeni ile tutulacak muhasebe defterlerinde kayıt düzeni nasıl olmalıdır?

Yönetim kurulu ortaklardan tahsil ettiği tüm aidatlar veya senetler için kooperatifin unvanının basılı olduğu tahsilat makbuzu düzenlemeli ve düzenlenen bu makbuzların bir örneğini ödemeyi yapan ortağa teslim etmeli, kooperatifte kalan koçanları da kayıt altına alınması amacıyla muhasebeye intikal ettirmelidir.

Sağlanan tüm mal ve hizmetler karşılığında vergi kanunlarında belirtilen fatura, serbest meslek makbuzu gibi belgeler mutlaka alınmalı, vergiye tabi olmayan kişilere yaptırılan geçici işler için kooperatif tarafından bastırılan “Gider Pusulası” kullanılmalıdır.

Kooperatifin amaçları dışında avans verilmemeli ve her türlü avansın verilme nedeni, geri alınma biçimi ve koşulları ile kapatılması gibi hususlar ile kooperatif kasasında günlük olarak bulundurulacak azami para miktarı yönetim kurulunca alınacak bir kararla tespit edilmelidir (Anasözleşme Md.74).

Vergi kanunları karşısında bilanço esasına göre defter tutmakla mükellef tüzel kişiler olmaları nedeniyle kooperatifteki  muhasebe kayıtları Tekdüzen Hesap Planına göre tutulmalı, bu kapsamda genel kurulda aidatların belirlenmesini takiben muhasebe kayıtlarında gerekli tahakkuk kayıtları, ortaklar ödemeleri gerçekleştirdikçe tahsilat kayıtları yapılmalı ve muhasebe programı da ortak ödentilerini isim bazında gösterecek şekilde kullanılmalıdır.

Muhasebe kayıtları, makine (bilgisayar) veya mürekkeple yazılmalı, ifadeler Türkçe olmalı ve sayısal değerler Türk Lirası ile temsil edilmelidir.Yevmiye defterine geçirilecek kayıtlar haklı bir sebep olmaksızın on günden fazla geciktirilmemelidir (TTK Md.66, 75 VUK Md.215).

Ayrıca, muhasebe kayıtlarında meydana gelecek yanlışlıklar üzeri çizilmek veya silinmek suretiyle iptal edilmemeli, bu tür maddeler, yapılacak yeni bir doğru kayıtla geçersiz kılınmalı, kayıt yapmaya müsait satırlar boş geçilmemeli ve atlanmamalıdır (KMY Md. 5 VUK md.216, 217, 218, 219).
Muhasebe kayıtlarına esas tüm belgeler dosyalar içinde özenle ve titizlikle muhafaza edilmeli, tüm kayıtların belgeli ve somut verilere dayandırılmasına muhakkak surette özen gösterilmelidir.

Kooperatifte tutulacak defterler hangileridir?

Kooperatiflerde yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul karar defteri ile Ortaklar Defteri tutulur (TTK Md. 66, 326, Kooperatifler Kanunu Md. 16).

Bu defterler kullanılmaya başlamadan önce  açılış tasdikine, ayrıca, yevmiye defteri yeni senenin Ocak ayı, Envanter defteri ise yeni senenin Mart ayı sonuna kadar notere ibraz edilerek son kaydın altına “Görülmüştür” ibaresi yazdırılmak suretiyle kapanış tasdikine tabi tutulur (TTK Md. 70, 72).
Yönetim kurulu karar defterine her yıl birden başlamak ve yıl sonunda son bulmak üzere numara verilir.

Genel kurul karar defterine Kooperatif tarafından gerçekleştirilen olağan ve olağanüstü genel kurul toplantı tutanakları tarih sırasına göre yapıştırılır.

Ortaklar defterine ortakların adres ve kimlik bilgileri ile ortaklığa giriş/çıkış tarihleri, taahhüt ettikleri ve ödedikleri sermaye tutarı yazılır (TTK Md. 326).

Bunların haricinde Kooperatifler Bakanlığımızca hazırlanarak 28/11/1973 tarihinde yürürlüğe giren Kooperatifler Kooperatif birlikleri Kooperatif merkez birlikleri Türkiye Milli Kooperatifler Birliği Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine göre gelen giden evrak defteri, kasa defteri, demirbaş defteri, kıymetli evrak defteri gibi diğer yardımcı defterleri tutmakla yükümlüdür.

Yönetim kurulu üyeleri defter tutma mükellefiyetinin kısmen veya tamamen usulüne uygun olarak yerine getirilmemiş olması halinde Türk Ticaret Kanunu’nun 67. maddesi hükmüne göre ağır para cezası ile cezalandırılırlar (TTK Md.67/3).

Kooperatifte tutulacak defterler hangileridir?

Kooperatiflerde yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul karar defteri ile Ortaklar Defteri tutulur (TTK Md. 66, 326, Kooperatifler Kanunu Md. 16).

Bu defterler kullanılmaya başlamadan önce  açılış tasdikine, ayrıca, yevmiye defteri yeni senenin Ocak ayı, Envanter defteri ise yeni senenin Mart ayı sonuna kadar notere ibraz edilerek son kaydın altına “Görülmüştür” ibaresi yazdırılmak suretiyle kapanış tasdikine tabi tutulur (TTK Md. 70, 72).
Yönetim kurulu karar defterine her yıl birden başlamak ve yıl sonunda son bulmak üzere numara verilir.

Genel kurul karar defterine Kooperatif tarafından gerçekleştirilen olağan ve olağanüstü genel kurul toplantı tutanakları tarih sırasına göre yapıştırılır.

Ortaklar defterine ortakların adres ve kimlik bilgileri ile ortaklığa giriş/çıkış tarihleri, taahhüt ettikleri ve ödedikleri sermaye tutarı yazılır (TTK Md. 326).

Bunların haricinde Kooperatifler Bakanlığımızca hazırlanarak 28/11/1973 tarihinde yürürlüğe giren Kooperatifler Kooperatif birlikleri Kooperatif merkez birlikleri Türkiye Milli Kooperatifler Birliği Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine göre gelen giden evrak defteri, kasa defteri, demirbaş defteri, kıymetli evrak defteri gibi diğer yardımcı defterleri tutmakla yükümlüdür.

Yönetim kurulu üyeleri defter tutma mükellefiyetinin kısmen veya tamamen usulüne uygun olarak yerine getirilmemiş olması halinde Türk Ticaret Kanunu’nun 67. maddesi hükmüne göre ağır para cezası ile cezalandırılırlar (TTK Md.67/3).

Kooperatiflerde Defter Tutmayla İlgili Cezai Sorumluluklar

Türk Ticaret Kanunu’na göre defter tutma mükellefiyetlerinin hiç veya usulüne uygun olarak yerine getirilmemesi halinde cezai sorumluluk doğmaktadır.

TTK’ya göre:

• Defter tutma yükümlülüğünü yerine getirmeyenler,
• Defterlerde yer alan kayıtlara ait belgelerin kopyalarını saklamayanlar,
• Ticari defterlerle ilgili gerekli noter onaylarını yaptırmayanlar,
• Usulüne aykırı envanter çıkaranlar,
• Belgeleri ibraz etmeyenler, hakkında Kanun’un 562. maddesi çerçevesinde dört bin (4.000.-) Türk Lirası (2012 yılı rakamıdır. Sonraki yıllarda artırılarak uygulanmaktadır.) idari para cezası öngörülmektedir.

Ayrıca, ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut Türk Ticaret Kanununa uygun saklanmaması hallerinde sorumluların ve söz konusu defter kayıt ve belgeleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığı denetim elemanlarına teslim etmeyen ticaret şirketlerinin (kooperatifler dahil) üç yüz günden az olmamak üzere adli para cezası ile cezalandırılacağı, yine aynı maddede belirtilmektedir.

Kooperatiflerde Defter Tutmayla İlgili Cezai Sorumluluklar

Türk Ticaret Kanunu’na göre defter tutma mükellefiyetlerinin hiç veya usulüne uygun olarak yerine getirilmemesi halinde cezai sorumluluk doğmaktadır.
TTK’ya göre:

• Defter tutma yükümlülüğünü yerine getirmeyenler,
• Defterlerde yer alan kayıtlara ait belgelerin kopyalarını saklamayanlar,
• Ticari defterlerle ilgili gerekli noter onaylarını yaptırmayanlar,
• Usulüne aykırı envanter çıkaranlar,
• Belgeleri ibraz etmeyenler, hakkında Kanun’un 562. maddesi çerçevesinde dört bin (4.000.-) Türk Lirası (2012 yılı rakamıdır. Sonraki yıllarda artırılarak uygulanmaktadır.) idari para cezası öngörülmektedir.

Ayrıca, ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut Tür Ticaret Kanununa uygun saklanmaması hallerinde sorumluların ve söz konusu defter kayıt ve belgeleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığı denetim elemanlarına teslim etmeyen ticaret şirketlerinin (kooperatifler dahil) üç yüz günden az olmamak üzere adli para cezası ile cezalandırılacağı, yine aynı maddede belirtilmektedir.

Kooperatiflerde Defter Tutmayla İlgili Cezai Sorumluluklar

Türk Ticaret Kanunu’na göre defter tutma mükellefiyetlerinin hiç veya usulüne uygun olarak yerine getirilmemesi halinde cezai sorumluluk doğmaktadır.
TTK’ya göre:

• Defter tutma yükümlülüğünü yerine getirmeyenler,
• Defterlerde yer alan kayıtlara ait belgelerin kopyalarını saklamayanlar,
• Ticari defterlerle ilgili gerekli noter onaylarını yaptırmayanlar,
• Usulüne aykırı envanter çıkaranlar,
• Belgeleri ibraz etmeyenler, hakkında Kanun’un 562. maddesi çerçevesinde dört bin (4.000.-) Türk Lirası (2012 yılı rakamıdır. Sonraki yıllarda artırılarak uygulanmaktadır.) idari para cezası öngörülmektedir.

Ayrıca, ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut Tür Ticaret Kanununa uygun saklanmaması hallerinde sorumluların ve söz konusu defter kayıt ve belgeleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığı denetim elemanlarına teslim etmeyen ticaret şirketlerinin (kooperatifler dahil) üç yüz günden az olmamak üzere adli para cezası ile cezalandırılacağı, yine aynı maddede belirtilmektedir.

Kooperatiflerin Tutacakları Defterler

Kooperatifler, Vergi Usul Kanunu ve 6012 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre aşağıdaki defterleri tutmak zorundadır:

• Yevmiye defteri
• Defteri Kebir
• Envanter defteri
• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
• Yönetim kurulu karar defteri
• Pay (Ortaklar) defteri

Yukarıda sayılan defterlerin kooperatif tarafından kullanılmadan önce noter tarafından açılış tasdiklerinin, bunlardan yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yine noter tarafından kapanış tasdiklerinin yaptırılması gerekmektedir. Bu işlemlerin uygulanma şekli ve zamanı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

6102 Sayılı Türk Ticaret Kanuna Göre Faaliyet Dönemi 1/1-31/12 olan Kooperatifler için Ticari Defterlerin Açılış ve Kapanış Onaylarına İlişkin Tablo:

Türk Ticaret Kanununun 64’üncü maddesine göre ticari defterlerin tasdik işlemleri aşağıdaki şekilde yaptırılır:
 TTK’ ya yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır.
 Bu defterlerden yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve yönetim kurulu karar defterinin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Örneğin iş yılı olarak 1 Ocak-31 Aralık tarihlerini belirleyen kooperatiflerde 2014 yılı defterlerinin açılış tasdikinin 31 Aralık 2013 tarihine kadar yapılması zorunludur.
 Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
 Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayı sonuna kadar notere yaptırılır. Örneğin iş yılı olarak 1 Ocak-31 Aralık tarihlerini belirleyen kooperatiflerde 2013 yılı yönetim kurulu karar defterlerinin kapanış tasdikinin 31 Ocak 2014 tarihine ve yevmiye defterinin kapanış tasdikinin 30 Haziran 2014 tarihine kadar yapılması zorunludur.
Yukarıda saydığımız tutulması zorunlu defterlerin yanında kooperatiflerin özelliklerine göre, tutacakları diğer defterler ise şunlardır:

• Stok giriş-çıkış kayıt defteri,
• Teftiş defteri
• İmalat defteri (üretim yapan kooperatiflerde)
• Nakliyat vergisi defteri (taşıma kooperatiflerinde)
• Çiftçi işletme defteri (zirai işletmesi bulunan kooperatiflerde)
• Müfredat defteri

Tüm bunlara ilaveten kooperatifler isterlerse, aşağıdaki yardımcı defterleri de tutabilirler:

• Kasa defteri
• Gelen giden evrak kayıt defteri
• Demirbaş ve envanter defteri
• Kıymetli evrak defteri

Defterler tutulurken Vergi Usul Kanunu'nda belirtilen kayıt düzenine ve zamanına uyulmalıdır:

• Defterler süresi yasalarda belirtilen süreler içerisinde tasdik ettirilmelidir.
• Defterler Türkçe tutulmalıdır.
• Yanlış kayıtlar, muhasebe kurallarına göre düzeltilmelidir.

Boş satır bırakılmamalı, sayfalar yırtılmamalıdır.

• Kayıtlar yasada belirtilen süreler içerisinde yapılmalıdır.
• Tutulan defterler ve kayıtlara esas olan belgeler; Türk Ticaret Kanunu'na göre 10 yıl, Vergi Usul Kanunu'na göre ise 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Yetkililerin istemesi durumunda incelenmek üzere sunulmalıdır.

Kooperatif defterlerinin tutulmasından, defterlerin ve belgelerin saklanmasından yönetim kurulu sorumludur. Yönetim kurulu üyeleri kendi hatalarından ileri gelen zararlardan sorumludur.

Kooperatiflerin Tutacakları Defterler

Kooperatifler, Vergi Usul Kanunu ve 6012 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre aşağıdaki defterleri tutmak zorundadır:

• Yevmiye defteri
• Defteri Kebir
• Envanter defteri
• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
• Yönetim kurulu karar defteri
• Pay (Ortaklar) defteri

Yukarıda sayılan defterlerin kooperatif tarafından kullanılmadan önce noter tarafından açılış tasdiklerinin, bunlardan yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yine noter tarafından kapanış tasdiklerinin yaptırılması gerekmektedir. Bu işlemlerin uygulanma şekli ve zamanı aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

6102 Sayılı Türk Ticaret Kanuna Göre Faaliyet Dönemi 1/1-31/12 olan Kooperatifler için Ticari Defterlerin Açılış ve Kapanış Onaylarına İlişkin Tablo:

Türk Ticaret Kanununun 64’üncü maddesine göre ticari defterlerin tasdik işlemleri aşağıdaki şekilde yaptırılır:
 TTK’ ya yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır.
 Bu defterlerden yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve yönetim kurulu karar defterinin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Örneğin iş yılı olarak 1 Ocak-31 Aralık tarihlerini belirleyen kooperatiflerde 2014 yılı defterlerinin açılış tasdikinin 31 Aralık 2013 tarihine kadar yapılması zorunludur.
 Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
 Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayı sonuna kadar notere yaptırılır. Örneğin iş yılı olarak 1 Ocak-31 Aralık tarihlerini belirleyen kooperatiflerde 2013 yılı yönetim kurulu karar defterlerinin kapanış tasdikinin 31 Ocak 2014 tarihine ve yevmiye defterinin kapanış tasdikinin 30 Haziran 2014 tarihine kadar yapılması zorunludur.
Yukarıda saydığımız tutulması zorunlu defterlerin yanında kooperatiflerin özelliklerine göre, tutacakları diğer defterler ise şunlardır:

• Stok giriş-çıkış kayıt defteri,
• Teftiş defteri
• İmalat defteri (üretim yapan kooperatiflerde)
• Nakliyat vergisi defteri (taşıma kooperatiflerinde)
• Çiftçi işletme defteri (zirai işletmesi bulunan kooperatiflerde)
• Müfredat defteri

Tüm bunlara ilaveten kooperatifler isterlerse, aşağıdaki yardımcı defterleri de tutabilirler:

• Kasa defteri
• Gelen giden evrak kayıt defteri
• Demirbaş ve envanter defteri
• Kıymetli evrak defteri

Defterler tutulurken Vergi Usul Kanunu'nda belirtilen kayıt düzenine ve zamanına uyulmalıdır:

• Defterler süresi yasalarda belirtilen süreler içerisinde tasdik ettirilmelidir.
• Defterler Türkçe tutulmalıdır.
• Yanlış kayıtlar, muhasebe kurallarına göre düzeltilmelidir.

Boş satır bırakılmamalı, sayfalar yırtılmamalıdır.

• Kayıtlar yasada belirtilen süreler içerisinde yapılmalıdır.
• Tutulan defterler ve kayıtlara esas olan belgeler; Türk Ticaret Kanunu'na göre 10 yıl, Vergi Usul Kanunu'na göre ise 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Yetkililerin istemesi durumunda incelenmek üzere sunulmalıdır.

Kooperatif defterlerinin tutulmasından, defterlerin ve belgelerin saklanmasından yönetim kurulu sorumludur. Yönetim kurulu üyeleri kendi hatalarından ileri gelen zararlardan sorumludur.

Kooperatiflerde Ticari Defterleri ve Belgeleri İnceleme Hakkı

Kooperatifler Kanunu'nun 25’nci maddesine göre ortaklar, kooperatifin ticari defterlerini ve belgelerini ancak genel kurulun izni ve yönetim kurulunun kararı ile inceleyebilir.

Kooperatif ortakları sadece incelemelerine izin verilen ticari defterleri ve bunlara ilişkin kayıtların dayandığı belgeleri inceleyebilir. Ayrıca ortaklar her ne amaçla olursa olsun, öğrenmiş oldukları kooperatife ait iş sırlarını, sonradan ortaklık hakkını kaybetmiş de olsa gizli tutmak zorundadır. Bu duruma uymayan ortaklar, doğacak zararlardan kooperatife karşı sorumludur.

Kooperatiflerde Ticari Defterleri ve Belgeleri İnceleme Hakkı

Kooperatifler Kanunu'nun 25’nci maddesine göre ortaklar, kooperatifin ticari defterlerini ve belgelerini ancak genel kurulun izni ve yönetim kurulunun kararı ile inceleyebilir.

Kooperatif ortakları sadece incelemelerine izin verilen ticari defterleri ve bunlara ilişkin kayıtların dayandığı belgeleri inceleyebilir. Ayrıca ortaklar her ne amaçla olursa olsun, öğrenmiş oldukları kooperatife ait iş sırlarını, sonradan ortaklık hakkını kaybetmiş de olsa gizli tutmak zorundadır. Bu duruma uymayan ortaklar, doğacak zararlardan kooperatife karşı sorumludur.

Kooperatifin Tüzel Kişiliğinin Kazanılmasından Sonra Yapılması Gereken İşlemler

Kanuni defterlerin tasdik ettirilmesi:

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter ve bilanço defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ve ortaklar defteri(pay defteri), kullanılmaya başlanılmadan önce kooperatifin merkezinin bulunduğu yerin ticaret sicili müdürlüğüne veya notere ibraz edilerek tasdik ve imza ettirilir. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.

İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır.

(1) Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayları defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir:

a) Kooperatifin unvanı,
b) Kooperatifin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),
c) Kooperatifin merkezi,
ç) MERSİS numarası,
d) Kooperatifin faaliyet konusu,
f) Defterin türü,
g) Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,
ğ) Defterin kullanılacağı hesap dönemi,
h) Onay tarihi,
ı) Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.

(2) Defterler aşağıdaki şekilde onaylanır:

a) Ciltli defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mührü ile mühürlenir.
b) Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanan tacirler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre onaylattırırlar. Onaylı yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmaya başlamadan önce onaylatılır. Bunların sayfa numaraları onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını ilk onayın altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre onaylar.

Sicil Müdürü veya noter, defterlerin kaç sayfadan ibaret olduğunu ilk ve son sayfaya yazarak resmi mühür ve imzasıyla tasdik eder. Eğer tasdik işlemi noter tarafından yapılmış ise noter, tasdik edilen defterlerin mahiyet ve adetlerini ve bunların kime ait olduğunu en geç yedi gün içinde ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirir.

Yapılacak diğer işlemler: Kooperatifin işlemlerinde kullanılmak üzere mühür, kaşe yaptırılır; gelir gider makbuzları ve fatura gibi belgeler bastırılır. Kooperatif tüzel kişilik kazandığına göre kooperatif kurulurken hazırlanan anasözleşmede belirtilen yöneticilerin, tüm ortaklardan oluşan genel kurulu toplayarak, yönetim ve denetim kurullarını seçmeleri sağlanmalıdır.

Kooperatifin Tüzel Kişiliğinin Kazanılmasından Sonra Yapılması Gereken İşlemler

Kanuni defterlerin tasdik ettirilmesi:

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter ve bilanço defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ve ortaklar defteri(pay defteri), kullanılmaya başlanılmadan önce kooperatifin merkezinin bulunduğu yerin ticaret sicili müdürlüğüne veya notere ibraz edilerek tasdik ve imza ettirilir. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.

İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır.

(1) Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayları defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir:

a) Kooperatifin unvanı,
b) Kooperatifin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),
c) Kooperatifin merkezi,
ç) MERSİS numarası,
d) Kooperatifin faaliyet konusu,
f) Defterin türü,
g) Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,
ğ) Defterin kullanılacağı hesap dönemi,
h) Onay tarihi,
ı) Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.

(2) Defterler aşağıdaki şekilde onaylanır:

a) Ciltli defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mührü ile mühürlenir.
b) Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanan tacirler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre onaylattırırlar. Onaylı yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmaya başlamadan önce onaylatılır. Bunların sayfa numaraları onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını ilk onayın altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre onaylar.

Sicil Müdürü veya noter, defterlerin kaç sayfadan ibaret olduğunu ilk ve son sayfaya yazarak resmi mühür ve imzasıyla tasdik eder. Eğer tasdik işlemi noter tarafından yapılmış ise noter, tasdik edilen defterlerin mahiyet ve adetlerini ve bunların kime ait olduğunu en geç yedi gün içinde ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirir.

Yapılacak diğer işlemler: Kooperatifin işlemlerinde kullanılmak üzere mühür, kaşe yaptırılır; gelir gider makbuzları ve fatura gibi belgeler bastırılır. Kooperatif tüzel kişilik kazandığına göre kooperatif kurulurken hazırlanan anasözleşmede belirtilen yöneticilerin, tüm ortaklardan oluşan genel kurulu toplayarak, yönetim ve denetim kurullarını seçmeleri sağlanmalıdır.

Birlikler ve üst örgütlerinin paraları ile para hükmündeki evrak, senet ve sair malları aleyhine suç işleyen ve bilanço, rapor ve diğer her çeşit kâğıt ve defterler üzerinde suç mahiyetinde değişiklik yapan veya bunları kasten yok eden organlara dâhil üyeler ile personel hakkında, hangi cezalar uygulanır?

Devlet memurları hakkındaki cezalar uygulanır.