Bu defterler kullanılmaya başlamadan önce açılış tasdikine, ayrıca, yevmiye defteri yeni senenin Ocak ayı, Envanter defteri ise yeni senenin Mart ayı sonuna kadar notere ibraz edilerek son kaydın altına “Görülmüştür” ibaresi yazdırılmak suretiyle kapanış tasdikine tabi tutulur (TTK Md. 70, 72).
Yönetim kurulu karar defterine her yıl birden başlamak ve yıl sonunda son bulmak üzere numara verilir.
Genel kurul karar defterine Kooperatif tarafından gerçekleştirilen olağan ve olağanüstü genel kurul toplantı tutanakları tarih sırasına göre yapıştırılır.
Ortaklar defterine ortakların adres ve kimlik bilgileri ile ortaklığa giriş/çıkış tarihleri, taahhüt ettikleri ve ödedikleri sermaye tutarı yazılır (TTK Md. 326).
Bunların haricinde Kooperatifler Bakanlığımızca hazırlanarak 28/11/1973 tarihinde yürürlüğe giren Kooperatifler Kooperatif birlikleri Kooperatif merkez birlikleri Türkiye Milli Kooperatifler Birliği Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine göre gelen giden evrak defteri, kasa defteri, demirbaş defteri, kıymetli evrak defteri gibi diğer yardımcı defterleri tutmakla yükümlüdür.
Yönetim kurulu üyeleri defter tutma mükellefiyetinin kısmen veya tamamen usulüne uygun olarak yerine getirilmemiş olması halinde Türk Ticaret Kanunu’nun 67. maddesi hükmüne göre ağır para cezası ile cezalandırılırlar (TTK Md.67/3).
