Genel kurul için hangi hazırlıkları yapmak gerekir?

• Ana sözleşme gereği her kooperatif her yılın ilk 6 ayında olağan genel kurul yapmakla yükümlüdür. Genel kurulun yapılacağı tarihi yönetim kurulunun karar alarak belirlemesi gerekir. Yönetim kurulu karar alırken mutlaka ana sözleşmede belirtilmiş olan sürelere dikkat etmesi gerekir. • Genel kurul tarihinden en az 15 gün önce genel kurul gündeminin, yönetim kurulu faaliyet raporunun, denetleme raporunun, tahmini bütçe ile çalışma programının ilan ve teslim edilmeye hazır olması gerekir. • Genel kurul tarihinden en az 15 gün önce bu belgeler ortaklara duyurulmalı, mülki idare amirliği ve İl Tarım Müdürlüğüne dilekçeyle sunulmalıdır. İl Tarım Müdürlüğü ile daha erken dönemde bağlantı kurmak gerekir ki, Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesinde herhangi bir aksaklık yaşanmasın. • Ana sözleşme hükümlerine göre, faaliyet raporunun genel kurul tarihinden en az 35 gün önce hazır olması ve denetleme kuruluna rapor hazırlanması için gerekli diğer belgelerle birlikte sunulması gerekir. Bu nedenle, genel kurul tarihi alınırken belgelerin hazır olması halinde en az 6 hafta sonrasının kararlaştırılmasında yarar vardır. • Bilanço, gelir-gider cetveli gibi belgeler henüz hazır değilse, bu işlemden sorumlu mali müşavirle görüşüp belgelerin hazır olabileceği tarih konusunda anlaşma yapılmalı ve ondan 6 hafta sonrasına gün tespit edilmelidir. • Genel kurul sonrasında İl Tarım Müdürlüğüne verilecek belgeler arasında genel kurul ilanından bir nüsha ve ilan edildiğine dair mahalli muhtarlıkça onaylanan bir tutanak da yer alacaktır. Dolayısıyla genel kurul öncesinde bu belgelerin hazır edilmesi gerekir. • Bir diğer hazır edilmesi gereken belge genel kurula katılan ortakları gösteren “Hazır bulunanlar cetveli” veya kısaca “Hazirun cetveli” belgedir (ek 7). Ortakların numarasını, adını ve soyadını, ortaklığa kabul tarihini, taahhüt ettiği ve ödediği sermayeyi ve imzasını içeren bu formun 4 nüsha olarak hazır edilmesi ve genel kurul öncesi katılımcılara imzalatılması zorunludur.